Comment créer de l’interaction en réunion à distance ?

La formation PARFAIRE à l'université de Montpellier

Fin janvier 2020, dans un contexte de grèves de transports en France rendant impossible tout déplacement, Frédérique Gerbouin, cheffe du service recrutement, formation et accompagnement des personnels de l’université de Montpellier ne s’est pas résignée et a souhaité maintenir l’assemblée générale annuelle d’une association professionnelle réunissant les responsables de formation d’établissements d’enseignement supérieur : PARFAIRE.

Elle a décidé d’innover et d’organiser l’assemblée en visioconférence et en utilisant Wooclap pour maintenir une interactivité et permettre le bon déroulé des votes à l’ordre du jour. Frédérique Gerbouin nous dévoile les coulisses de cet évènement.

Le challenge : 39 établissements, 25 points de connexion, 2 fuseaux horaires

Frédérique Gerbouin (F.G.): Nous avons utilisé Wooclap en plein contexte de grèves afin de ne pas bloquer le fonctionnement de l’assemblée et donc se plier à l’exercice formel du déroulé de l’assemblée générale sur ses points réglementaires.

Nous recherchions d’une part, l’interactivité de la réunion et d’autre part, répondre aux obligations réglementaires et satisfaire aux votes des adhérents (présents ou représentés). Il y avait au total 25 points de connexion en France et à la Réunion. Certains s’étaient réunis autour de ces points de connexion, donc en tout, nous étions 39 établissements !

La mise en oeuvre du dispositif en seulement 2 semaines

Frédérique Gerbouin (F.G.): Nous n’avions pas forcément anticipé d’utiliser Wooclap mais dans un contexte compliqué de grèves et donc de difficultés de déplacements, la solution nous a paru intéressante et innovante afin de ne pas bloquer le fonctionnement de l’assemblée générale et récolter le vote des établissements. Il s’agissait en plus de la première utilisation de Wooclap dans un cadre administratif et non pédagogique. C’était même d’ailleurs la première réunion en distanciel avec autant de participants et pour une durée de deux heures.

La préparation a été rapide car nous avons pris la décision d’organiser la réunion avec l’outil de visioconférence proposé par Renater et avec Wooclap seulement deux semaines avant la date de l’assemblée !

Nous avons choisi différents types de questions interactives :

• La première question a été une question ouverte afin de familiariser les participants avec l’outil. On leur a demandé : “Présentez-vous : comment vous appelez-vous et de quel établissement venez-vous ?” puis “Où êtes-vous actuellement situé ?”
• Ensuite, nous avons utilisé 4 questions de type sondage “oui/non” pour l’approbation du bilan moral, l’approbation du bilan financier, l’approbation du tarif de cotisation et l’approbation des listes de candidatures de nouveaux membres élus au Conseil d’administration de l’association.
• Enfin, nous avons terminé l’Assemblée générale avec une question ouverte sous forme de nuage de mots : “Exprimez en un mot ce que vous avez pensé de l’Assemblée générale” et une question de type échelle : “Evaluez sur une échelle de 1 à 4, votre taux de satisfaction sur le format de la réunion, la qualité de la visio et la qualité des échanges.”

Quels résultats ?

Frédérique Gerbouin (F.G.): Nous avons analysé les résultats post-évènement grâce à l’export sur excel depuis Wooclap car cela nous permet, si l’on doit rendre des comptes auprès des établissements de prouver le nombre de votants que l’on a eu. Nous sommes très contents de l’outil et il a même été convenu, à l’issu de cette assemblée, de garder ce format de vote interactif même si la prochaine se fait en présentiel. Cela nous a aussi permis de faire découvrir un outil utilisable autant en présentiel qu’à distance et autant en animation de réunion qu’en salle de classe.

Notre utilisation a été considérée comme novatrice et d’autant plus que notre précédent séminaire portait sur les évolutions des formats de formation et la stratégie en lien avec la digitalisation. Nous en avons donc fait une belle démonstration !