Brainstorming a distancia: método y consejos

No hay nada como una sesión de brainstorming para intercambiar ideas y hacer fluir la inteligencia colectiva. Si antes el hecho de tener que usar post-its y pizarras reservaba esta práctica a las reuniones presenciales, ahora las herramientas digitales nos permiten extenderla a las reuniones en línea. Y a veces es incluso más eficaz.

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Definición de brainstorming virtual y cuál es su interés

Al igual que su antepasado presencial, el brainstorming virtual es una técnica de trabajo colaborativo pensada para generar ideas o encontrar soluciones. Se basa en la creatividad individual, estimulada por la confrontación con el grupo.

Las herramientas digitales nos han permitido salvar distancias y crear sesiones virtuales de brainstorming, en las que los participantes se reúnen en línea. Los post-its son sustituidos por miniaturas digitales, y el trabajo de organización colectiva se lleva a cabo mediante la función arrastrar y soltar.

Sin embargo, el error sería recrear en línea las mismas condiciones que para la lluvia de ideas presencial: ¡esa es una receta para el fracaso!

Un artículo del Harvard Business Review nos recuerda que, según ese estudio, se trata de dos prácticas diferentes: al transponer los mismos hábitos de la enseñanza presencial a la enseñanza a distancia, se corre el riesgo de perder los puntos positivos (la energía del grupo) y quedarse solamente con los puntos negativos: el hecho de que la lluvia de ideas en persona es, en última instancia, poco eficaz para la innovación.

El brainstorming virtual es más propicio a la aparición de nuevas ideas, porque deja más espacio a la reflexión individual, se adapta mejor a todas las personalidades y permite anonimizar las ideas.

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Herramientas para el brainstorming virtual

Utilizando herramientas digitales, puede llevar a cabo sesiones virtuales de brainstorming, como por ejemplo un taller de ideación. Es lo que ocurre con Wooclap, que dispone de una función interactiva de lluvia de ideas en línea. En primer lugar, puede utilizar esta plataforma interactiva de preguntas para crear una presentación de diapositivas y mostrar las preguntas, como por ejemplo, “¿Qué ideas tiene para nuestras acciones de ventas del año que viene?”.

Pero se puede hacer mucho más:

• Crear una pregunta “Nube de palabras”, permitiendo que cada participante responda en pocas palabras, que se mostrarán directamente en la siguiente diapositiva. A continuación, el grupo puede debatir las respuestas en directo;
• Crear una pregunta “Lluvia de ideas”, que permite proponer varias áreas de respuesta, con el fin de orientar a los participantes. A continuación, pueden introducir sus ideas en las casillas correspondientes;
• Una vez que los participantes hayan dado sus respuestas, puede utilizar la función de arrastrar y soltar para organizarlas en las distintas casillas, siguiendo, por ejemplo, un debate en grupo.

Usar un brainstorming también permite validar las ideas de los demás dándoles al “me gusta”. Para ello, hay que activar la función “Me gustan las respuestas” en la columna de la derecha cuando esté creando la pregunta.

Por último, puede añadir un temporizador de cuenta atrás para estimular la creatividad de los participantes dándoles un límite de tiempo. Haga clic en esta opción si quiere ponerla en práctica.

Pasos a seguir para un brainstorming virtual eficaz

Una vez que haya elegido la herramienta digital, puede crear una lluvia de ideas exitosa siguiendo estos pocos pasos.

1° Prepare la sesión de brainstorming

Prepare con antelación la presentación de diapositivas (con sus preguntas, por ejemplo). Wooclap), así como el tiempo asignado a cada etapa de la lluvia de ideas. También puede plantearse una lluvia de ideas asíncrona, es decir, que los participantes preparen de antemano el trabajo.

Para ello, envíe con tiempo las preguntas preparatorias, con una fecha límite, y reúnase con los participantes para poner en común sus ideas. Esta solución ahorra tiempo durante la reunión.

2° Iniciar un brainstorming individual para generar ideas

Si opta por una lluvia de ideas en directo, reserve un tiempo prudencial para la reflexión individual (unos 15 minutos, según el tema). A continuación, los participantes introducirán sus ideas utilizando la herramienta colaborativa. Anímales a centrarse en la calidad, no en la cantidad.

Por último, lo mejor es asegurarse de que las respuestas sean anónimas: ¡así se evita la autocensura y se da rienda suelta a las ideas!

Además, como organizador, puede eliminar duplicados u organizar las ideas para darles mayor visibilidad.

3° Poner en común las ideas y hacer que los participantes las evalúen

Muestre todas las ideas (ligeramente reorganizadas si así lo desea) en la herramienta colaborativa. A continuación, los participantes tendrán que evaluarlas: puede guiarles en esta tarea pidiéndoles una puntuación, por ejemplo, o una clasificación según categorías de evaluación (la novedad de la idea, su viabilidad, la rapidez con la que se puede poner en práctica, etc.).

En Wooclap, esto puede hacerse poniendo “me gusta” en determinadas respuestas.

4° Decidir las acciones futuras

¿Ha encontrado la short-list de ideas? ¡Bien hecho! Pero no se detenga ahí: para asegurarse de que esta tormenta de ideas virtual no quede en papel mojado, decida los siguientes pasos al final de la reunión. Planifique una próxima reunión para poner en práctica las ideas, o anote las fechas clave en la agenda.

Buenas prácticas: nuestros últimos consejos para un brainstorming virtual de éxito

Utilizar un rompehielos

Para que el brainstorming sea eficaz, la gente tiene que poder hablar libremente y no tener miedo de aportar ideas. Por eso es vital establecer un clima de confianza y buen entendimiento. Y para eso no hay nada como un buen rompehielos, ¡sobre todo a distancia!

Dar un marco al brainstorming

Una tormenta de ideas no debe ser sinónimo de una multitud de ideas que van en todas direcciones: para mantener la atención en un tema concreto y responder a su problema, oriente la reflexión con preguntas que guíen las ideas. Esta es la ventaja de la pregunta “Brainstorming” de Wooclap: que sugiere áreas de reflexión a partir de una pregunta general, para orientar a los participantes.

Elegir el modo síncrono o asíncrono

Decida de antemano si su brainstorming tendrá lugar totalmente en directo (modo síncrono), o si puede ser preparado de antemano por los participantes. Esta segunda opción consiste en enviar preguntas preparatorias a la gente (“¿Cuál es su opinión sobre este evento?”, “¿Cuáles son sus ideas para mejorarlo?”), antes de la sesión.

A continuación, la sesión permite cotejar ideas y debatir opiniones para hacer surgir soluciones. Seleccione el modo asíncrono de Wooclap para enviar el cuestionario de lluvia de ideas a los participantes con antelación. Así podrán rellenarlo cuando quieran, antes de que empiece la reunión de puesta en común.

Vigilar el tiempo

Una sesión de brainstorming eficaz es aquella que está limitada en el tiempo. Pasada cierta fase, las ideas pierden calidad y la gente se distrae. Para que los debates sigan siendo pertinentes, asegúrese de establecer un límite de tiempo para cada etapa: lluvia de ideas individual, puesta en común, debate, toma de decisiones (por votación o de otro modo), etc.

¡Asegúrese de tener un calendario para todos los brainstorming, y utilice la función “Cuenta atrás” de Wooclap!